Objetivo, directrices y protocolo para organizar y celebrar un evento

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En 2015 escribíamos el artículo Los eventos en España, con motivo del "Geocaching Road Trip ´15" . Ahora que, casi 10 años después, HQ quiere preparar con bastante tiempo los 25 años de geocaching (podéis leer el artículo Preparando el cuarto de siglo de geocaching) volvemos a escribir sobre los eventos en España.

Además de recordar el objetivo fundamental de los eventos, nos re-encontraremos con las directrices para eventos, veremos la importancia de la planificación y lo que ayuda el tener un protocolo en la celebración. Vamos al lío.

Objetivo de un evento de geocaching

Lo primero que tenemos que ser conscientes es el objetivo de este tipo de icono en llos perfiles de geocaching: fomentar el geocaching social.

Organizado por geocachers para geocachers y para todos aquellos interesados en aprender el juego (aquí se incluyen talleres de introducción geocaching y os podéis servir de estas presentaciones), la razón fundamental es hablar y disfrutar de nuestra afición de buscar cajitas en el recoveco menos pensado, además de compartir dudas, proyectos, anécdotas, hazañas, críticas (siempre constructivas para entre todos crecer y mejorar)...

Las directrices o guidelines de los eventos

Sobre las directrices o guidelines de los eventos en geocaching.com, no está de más recordarlas y refrescarlas. En cualquier momento pueden cambiar, y lo que siempre se ha hecho ya no pasa el nuevo filtro de revisión por el cambio. A fecha de la publicación del artículo, lo que nos dice es lo siguiente:

Lo primero que nos proponen es tener en cuenta la línea de tiempo respecto al proceso de revisión. En los eventos normales es de entre 3 meses y 2 semanas antes de la fecha de celebración. Excepción, los eventos que prevén pernocta o/y están diseñados para atraer geocachers no locales (lo que tradicionalmente se llama "proyecto de mega"), que pueden ser mandados a publicar con una antelación de hasta seis meses, aunque a veces se ha ampliado este tiempo (no aparece en las directrices ni las razones ni el proceso para hacerlo, algo que sería interesante especificar en las directrices generales o locales).

Los requisitos que tienen que tener los eventos son:

Celebrarse en las coordenadas indicadas. Si hay más actividades en ubicaciones distintas (eventos de fin de semana o megas), tienen que añadirse waypoint adicionales, aunque las coordenadas iniciales son las principales (las directrices locales lo expresan más adelante, pero queda más claro especificarlo aquí). Ojo, que a veces (y me ha pasado) el bar donde se ha organizado un geocervecitas está cerrado o sencillamente está lleno. Toca cambiar ubicación y por lo tanto coordenadas (si está a más de 161 metros es el revisor quien lo tiene que hacer, y seguramente no lo haga instantáneamente) y/o hacer un anuncio con la nueva ubicación.

No está de más usar los atributos por la información que facilitan.

No se pueden celebrar (las directrices la exponen más adelante) en o cerca de centros de transporte como: aeropuertos, puertos y estaciones ferroviarias. No sabemos si un puerto espacial está exento.

Incluye una hora de inicio y finalización. De hecho el sistema pide que se especifique. Ojo, porque si se pone en la descripción y difiere (porque se ha hecho un copia y pega o por el motivo que sea), la hora de inicio y finalización oficial y preferente es la puesta en el sistema, y es la que el revisor se va a fijar (seguramente lea por encima y no se dé cuenta del fallo). Esto no impide que se alargue la cosa, pero no obliga a que nadie se quede, incluyendo el anfitrión.

La duración será de al menos 30 minutos.

Los CITOs durarán 1 hora, los Community Celebration 2 horas, los megas 4 horas y los Block Party tendrán una duración de 6 horazas.

No puede organizarse con el único propósito de encontrar geocachés. "Único propósito". Interpreto que sí se pueden esconder y buscar cachés pero, recuerdo y subrayo que, el objetivo principal de un evento es socializar. De hecho para muchos eventos se esconden rutas de cachés para hacer en el evento, o en una parte del mismo. Incluso si se organizan eventos para conseguir algún souvenir, HQ nos sorprende con algún requisito extra, como nos ha pasado este año con el Souvenir Leap Day 2024—recuperando el tiempo perdido.

No pueden añadirse a un evento no relacionado con el geocaching, como reuniones en conciertos, ferias, eventos deportivos o de escultismo. ¿Puede ser la excusa? Puede, pero para salir de dudas, amplío con la normativa en el ámbito local para España:

No estará permitido crear eventos de geocaching con la misma denominación y/o temática que el evento externo ajeno a geocaching. Prestaremos especial atención a las fiestas locales, celebraciones patronales, festividades, romerías, procesiones, festivales, ferias, conciertos, etc. P. Ej: “Feria de Albacete”, “Sanfermines”, “Romería de la Virgen del Rocío”, “Moros y Cristianos”, etc.

Se procurará no aparezcan en el listado del caché idénticas referencias a las no permitidas como título del evento.

Quedará a consideración de los revisores si el texto presenta intenciones de promoción de eventos ajenos a geocaching o si por el contrario presenta el evento desde una perspectiva histórica, cultural e informativa.

Los revisores valorarán otros factores como: Duración del evento ajeno a geocaching. Si el Geo Evento comparte fechas con el evento ajeno a geocaching. El público al que irá destinado el Geo Evento. Temática del evento ajeno a geocaching.

Los ejemplos utilizados en la redacción de este apartado son meramente informativos y se estudiará, como siempre para cada caché, cada Evento de forma individualizada.

Puede requerir un registro diferente. Esto es interesante para el organizador ya que permite una mejor organización y mayor control para recuento de comidas, compras de merchandising y pagos, sobre todo si es un formulario que genera una hoja de datos.

Los eventos deben cumplir con la normativa de salud y seguridad y otras leyes locales. Los organizadores de eventos son responsables de comunicar y garantizar las distintas restricciones que pueda haber, incluido el aforo (este párrafo es una interpretación, ya que me resulta ambigua la traducción).

También deben cumplir con las directivas de caché comercial, con la excepción de que una pagina de caché evento puede incluir:

El nombre del negocio, si el evento es una ubicación comercial.

Una lista de patrocinadores, sin logotipos o enlaces a sitios web.

Peticiones de donaciones o cuotas de acceso para cubrir los costes legítimos de la organización del evento.

Menciones limitadas a la venta de objetos rastreables en Geocaching.com, pero no de otros productos.

El geocacher anfitrión o promotor del evento debe asistir al evento en persona. Este año en un grupo de Whatsapp ha surgido un debate de qué hacer si el anfitrión no puede ir. A veces surgen imprevistos. Si vamos a la literalidad de la norma, habría que archivar. ¿Y qué pasa para los que se mueven y se enteran de esta casuística cuando llegan al lugar y a la hora del evento? ¿Sería legítimo el registro de asistido a pesar del archivo del evento? Antes de tener que posicionarse ante este problema, creo que hay una posible solución previa, el anfitrión debería de iniciar un proceso de adopción con otro geocacher local, colaborador o asistente con el que se tenga confianza.

Un punto controvertido es el de los eventos apilados. las directrices generales nos dice lo siguiente:

Envía los eventos como un solo evento si tu evento cumple con alguna de las siguientes:

Diversos elementos. Evento temático + comida = un único evento.

Una secuencia de eventos. La misma operación de antes.

Eventos que se encuentran cerca o en la misma ubicación. ¿Cual es la distancia y el tiempo? ¿Se puede organizar un evento de desayuno en un municipio y len el mismo día, en un municipio cercano, otro para unas cervezas? Aquí habría que matizar para evitar interpretaciones erróneas el espacio temporal.

Pensados para la misma audiencia. Muy genérico, porque un geocervecitas mensual también está pensado para la misma audiencia.

Las directrices locales, aún en proceso de revisión (eso quiere decir que quieren matizar más) añaden: 

Como es habitual, para evitar sorpresas en los eventos, y sabiendo que requieren mucha organización y logística, se recomienda enviar lo antes posible a revisar, con toda la estructura del evento cerrada. No se permite enviar un borrador parcial del evento y luego modificar lugares o actividades tras la publicación (el proceso de revisión no sirve para nada en estos casos).

No se permite enviar un borrador, pero a veces se hace, sobre todo en proyectos de mega. Aunque imagino que en la nota de revisor se especifique qué se tiene pensado hacer.

Asimismo, se recuerda que se tenga cuidado con algunas "malas prácticas" para saltarse la limitación de stacking. Si se detectan, podría ser motivo del archivado y bloqueo del evento, sin posibilidad de celebrarse (oficialmente en la página) ni dar por asistido el mismo (con las consecuencias que pudiera tener en estadísticas, souvenirs, etc.).

No está de más planificar, para dar calidad

Después de este reencuentro con las guidelines, hay que planificar bien nuestro evento. Planificar es tener claro qué hacer, y también qué no hacer. Esto nos va a permitir improvisar en caso de necesidad.

Las preguntas que nos hacíamos en el artículo Los eventos en España, siguen vigentes, pero en resumen, tenemos que hacer una elección idónea del momento (sobre todo que no coincida en el tiempo con otros eventos cercanos), del lugar (sede, aparcamiento, área de caravanas, paradas de taxi, bus y/o metro más cercana, baños públicos, dotaciones varias... siempre en waypoints adicionales), de la temática (piratas, vaqueros, Star Wars, olimpiadas... lo puede inspirar el día, el lugar o ambos) y de las actividades (se puede combinar casi cualquier actividad que no sea de geocaching con geocaching, y el eje del evento siempre el geocaching).

Una elección idónea de estos factores seguramente hará de nuestro evento, un evento atractivo y que hará que geocachers de otras zonas asistan.

Sobre la sede (pabellón, auditorio, parque, zona recreativa, bar, restaurante...) tenemos que iniciar un diálogo e informarnos si necesitamos, solicitudes permisos, reservas, alquileres... También tenemos que confirmar que el día que va a organizar el evento, está abierto el sitio: si no es día libre, si no está de vacaciones... Si es en un parque, si podemos montar carpas (una buena ayuda por si llueve), si podemos hacer barbacoa...

Si se quiere que haya cachés preparados para el evento, hay que mandarlos a revisión con la suficiente antelación, ya que en España, como norma general, no se realizará la programación de cachés.

Si es un evento con cierta complejidad (más allá de un geocervecitas o un geopipas), cuenta con colaboradores. A veces no podemos con todo, y más si es un equipo individual el que organiza. No sea que no puedas ir y te toque archivar el evento. Y como hemos dicho, mejor dar en adopción que hacer un archivo.

No está de más, pensar e incluso comunicar un plan alternativo en caso de inclemencias metereológicas, lo que puede afectar la asistencia y las actividades del evento.

Partes o pasos de un evento de geocaching

Y ahora vamos a hablar del posible protocolo, y nos vamos a guiar de la plantilla en canva de corypunto., con alguna cosilla más

Decoración y caracterización. Todos recordamos nuestro primer evento. No sabíamos si las personas que veíamos eran geocachers o no. Así que este paso es importante si viene alguien que no conocemos o que no ha estado en ningún evento. Si es en medio de la naturaleza, carpa, mesa y pancartas o banderas.

Si es un evento temático, disfraz al canto. Si es en un bar, habrá que pedir permiso y decorar lo que se pueda, pero que siempre se note algo, aunque sea un pequeño cartel sobre la mesa.

Siempre con camisetas de geocaching, que todos tenemos o podemos tener alguna. Y si son de colores llamativos, este es el momento, y no cuando vamos a buscar cachés.

También es el momento de tener colocada la chapita-rastreable Geocacher on Tour Name Tags, inspirada en las pegatinas de colores "Hello my name is". No sólo lo tienen los voluntarios. Es un elemento rastreable que las tiendas de artícuos de geocahcing disponen

Y si nosotros la tenemos, no está demás que los asistentes tengan su "Hello my name is" a través de la acreditación. Puede ser más o menos personalizada (con el nombre ya impreso, con todo el esfuerzo que acarrea, pero la ilusión que suscita); más o menos creativa; con la propuesta de horario. Siempre lo que se quiera.

Acogida y saludos. Tiene una parte material, que es la de repartir, además de la acreditación, la "bolsa del participante", si es un evento grande y se ha preparado algo. Y otra parte inmaterial, que es la más importante. Nadie se tiene que sentir desplazado o ignorado, ni los nuevos, de los que hay que estar muy pendientes. Tampoco de los conocidos y amigos, aunque estos tanbién tienen que estar pendientes de los nuevos, que no sólo es tarea del anfitrión.

Si un anfitrión no acoge bien o hace el vacío a un solo geocachers por rencillas o piques, que a veces sucede, el anfitrión debería de plantearse si tiene que organizar un evento. Y es que no lo olvidemos, HQ siempre habla de la comunidad de geocaching, que es el motivo de los eventos. Si no está dispuesto a acoger, olvidarse del pasado, o a hablarlo y solucionarlo, mejor que sea asistente, y no organizador.

Desarrollo del evento. Es la temática central, lo que nos sirve de excusa para juntarnos y hablar de geocaching. Puede ser el elemento central, por eso lo explicamos aquí, pero bien podía ser el último paso o actividad fuera de evento, si es algo independiente del geocaching, para no liar o confundir.

Una vez que estemos todos, y antes de que nos dispersemos, no puede faltar la foto de grupo.

Aunque no es obligatorio, no está de más un libro de registro del evento para que todos lo firmen. Creo que es el mejor souvenir que puede tener el organizador. Puede ser un cuaderno para todos los eventos que organice. Un cuaderno que va pasando de anfitrión a anfitrión (creo que así se hace en los geocervecitas madrileños). O un logbook tan creativo como se quiera. 

Y si el desarrollo de la actividad es un concurso o algo competitivo, hay que hacer una buena entrega de premios.

No olvidemos los trackables. Algunos para mostrar o admirar; otros para soltar o coger; todos para descubrir.

No está de más que el anfitrión tenga un lugar donde dejar todos los rastreables que quieran seguir viajando y los asistentes se los lleven para ayudar a que sigan viajando. De hecho hay algunos eventos temáticos sobre rastreables de turistas que quieren intercambiar rastreables. No está de más gestionar un listado de rastreables (códigos, quien deja y quien coge). El responsable de esta lista (el anfitrión se encarga de delegar, si no puede hacerlo él) pasará los códigos a los asistentes reales para que hagan el respectivo registro de "descubierto".

Mesa de geocoleccionismo e intercambio. De un tiempo a esta parte está proliferando esta realidad en eventos temáticos y en la reserva de lugares y momentos en todos los eventos.

Para mostrar o intercambiar PTs, WoodCoins, chapas, pegatinas, llaveros u otros elementos para conseguir un "botín de intercambios" y mostrar en las RRSS al volver del evento. Son los nuevos bodegones.

Acabamos

Espero que el artículo os haya gustado y os haya sido útil.

No está de más recordar las directrices. Conviene revisarlas de vez en cuando por los cambios que se puedan dar. Más vale tener conocimiento de causa y no tirar de casuística, ya que los ejemplos que podamos poner, pueden ser de antes de que se produjera el cambio.

Tampoco olvidar que planificar y tener un hilo conductor, nos asegura cierta seguridad. Sin olvidar que en España somos buenos improvisando. Pero las improvisaciones salen mejor si llevamos algo preparado.

Y lo más importante, disfrutemos de la compañía. Que la mayoría de los asistentes a eventos somos gente sana, que sabe y quiere disfrutar.

Si crees que falta algo, no duces en comentarlo en los comentarios del artículo o en las distintas RRSS.

 

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